POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE ECESAM

1. IDENTIFICACIÓN Y COMPROMISO INSTITUCIONAL

ECESAM ESCUELA DE CAPACITACION Y ESPECIALIZACION SAN MIGUEL S.A.C.S. (en adelante, ECESAM), informa a través del presente documento sobre las condiciones del tratamiento de los datos personales recopilados en el desarrollo de sus actividades de capacitación, gestión académica, atención al usuario y operación de sus plataformas digitales.

La presente Política de Privacidad se formula en estricto cumplimiento de la Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N.° 016-2024-JUS, y las normas peruanas complementarias aplicables, rigiéndose por los principios rectores de legalidad, consentimiento, finalidad, proporcionalidad, calidad, seguridad, disposición de recurso y nivel de protección adecuado.

2. TITULAR DEL BANCO DE DATOS Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

ECESAM, identificada con RUC N.° 20616725531 e inscrita en la Partida Electrónica N.° 16342563 del Registro de Personas Jurídicas de Lima, actúa como titular de los bancos de datos personales y responsable del tratamiento de la información recopilada en sus canales oficiales:

• Domicilio fiscal: Jr. Alfonso Ugarte N.° 359, Int. 402, San Miguel, Lima, Perú.
• Canal de atención sobre datos personales y ejercicio de derechos ARCO: consultas@ecesamperu.com
• Portal institucional: https://www.ecesamperu.com
• Plataforma académica: https://aula.ecesamperu.com

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta Política se aplica a todos los tratamientos de datos personales vinculados con el portal institucional, el Aula Virtual, los procesos de inscripción y matrícula, el desarrollo de clases y evaluaciones, el soporte técnico, el servicio de verificación de certificados, la atención de consultas o reclamos y la gestión administrativa de ECESAM.

Comprende las relaciones con estudiantes, prospectos comerciales, docentes, colaboradores, representantes de entidades públicas o empresas contratantes, proveedores y demás personas naturales cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de la institución.

4. CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES TRATADOS

ECESAM recopila únicamente los datos personales adecuados, pertinentes y no excesivos para las finalidades informadas:

• 4.1. Datos de identificación: Nombres y apellidos completos, tipo y número de documento de identidad (DNI, Carné de Extranjería o Pasaporte) y firma cuando corresponda según el trámite.
• 4.2. Datos de contacto: Dirección de correo electrónico, número de teléfono móvil o fijo y, cuando resulte necesario para facturación o envío físico de documentos, dirección domiciliaria.
• 4.3. Perfil profesional o institucional: Ocupación, profesión, cargo, entidad pública o empresa de procedencia y datos de representación cuando resulten pertinentes para servicios de capacitación corporativa o estatal.
• 4.4. Información académica: Cursos y programas matriculados, unidades completadas, asistencia o participación, resultados de evaluaciones, intentos utilizados, calificaciones, comunicaciones académicas y certificados o constancias emitidos.
• 4.5. Información administrativa y tributaria: Número de RUC, razón social, constancias de abono y datos requeridos para emitir comprobantes de pago electrónicos y cumplir obligaciones contables y tributarias. Los datos confidenciales de tarjetas bancarias empleadas en pasarelas de pago son procesados directamente por los operadores financieros autorizados bajo sus propios estándares de seguridad.
• 4.6. Información técnica y de seguridad: Identificadores de sesión, registros de acceso (logs), dirección IP, fechas y horas de conexión, actividad en la plataforma y datos técnicos del navegador o dispositivo, utilizados para garantizar el funcionamiento y la seguridad del Aula Virtual.

Como regla general, ECESAM no solicita datos personales sensibles para la matrícula ordinaria. Si excepcionalmente una actividad requiriese tratar algún dato sensible, se informará de manera previa la finalidad específica y se recabará el consentimiento expreso por escrito conforme a ley.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

5.1. Finalidades necesarias para la relación académica, contractual y legal

• a) Gestión académica y matrícula: Atender solicitudes de inscripción, verificar la identidad del usuario, registrar la matrícula, habilitar credenciales en el Aula Virtual, brindar soporte técnico y ejecutar la prestación efectiva del servicio educativo.
• b) Evaluación y seguimiento formativo: Organizar los contenidos, registrar el avance de unidades, administrar evaluaciones en línea, procesar calificaciones y verificar el cumplimiento de los requisitos de aprobación.
• c) Emisión y verificación de certificados: Expedir certificados, diplomas o constancias institucionales y permitir la comprobación pública de su autenticidad a través del sistema de validación por código y código QR con los datos estrictamente necesarios.
• d) Gestión administrativa, contable y legal: Procesar cobros, emitir boletas y facturas electrónicas, declarar obligaciones tributarias ante la SUNAT y atender quejas, reclamos o solicitudes de ejercicio de derechos de los titulares.
• e) Comunicaciones operativas del servicio: Remitir avisos de matrícula, enlaces de clases, recordatorios de evaluaciones, alertas técnicas y notificaciones de culminación del programa.
• f) Ejecución de capacitación corporativa o pública: Gestionar la participación de trabajadores o servidores designados por su entidad empleadora contratante y remitir a dicha organización los reportes de asistencia, avance y notas en cumplimiento del contrato u orden de servicio respectivo.
• g) Seguridad de la plataforma: Prevenir accesos no autorizados o compartidos, investigar incidentes de seguridad informática y preservar la integridad técnica y académica del Aula Virtual.

5.2. Finalidades opcionales sujetas a consentimiento expreso (Publicidad)

• Enviar información promocional, publicidad, ofertas, boletines sobre nuevos cursos, diplomados, becas o campañas comerciales de ECESAM a través de correo electrónico, telefonía o mensajería instantánea (WhatsApp).
• Para esta finalidad opcional, ECESAM solicita el consentimiento previo, libre, expreso, inequívoco e informado del titular mediante una casilla independiente y desmarcada por defecto. La negativa a otorgar autorización publicitaria no condiciona ni afecta en modo alguno la matrícula ni el acceso a los servicios contratados.

6. CARÁCTER OBLIGATORIO Y FACULTATIVO DE LOS DATOS

Los formularios de ECESAM distinguen los campos obligatorios de aquellos que son facultativos. Los datos de identificación, contacto y facturación son indispensables para formalizar la matrícula, habilitar el Aula Virtual, cumplir obligaciones tributarias y emitir los certificados respectivos.

La negativa a suministrar dichos datos obligatorios o la entrega de información inexacta impedirá registrar la matrícula, acceder a la plataforma o expedir la acreditación académica. Los campos de perfil complementarios y la autorización para fines publicitarios tienen carácter estrictamente facultativo.

7. FUNDAMENTO JURÍDICO Y CONSENTIMIENTO

El tratamiento de los datos personales necesarios para la preparación, celebración y ejecución de la relación contractual y académica con el estudiante se sustenta en el artículo 14°, numeral 5, de la Ley N.° 29733, así como en el cumplimiento de disposiciones legales y tributarias aplicables a ECESAM.

Para las finalidades comerciales y publicitarias (numeral 5.2), el tratamiento se sustenta exclusivamente en el consentimiento válido otorgado por el titular en opción separada. El titular puede revocar su consentimiento en cualquier momento de manera sencilla y gratuita escribiendo a consultas@ecesamperu.com, sin efectos retroactivos sobre los tratamientos lícitos realizados con anterioridad.

ECESAM conserva el registro técnico que acredita la fecha, hora y versión de las autorizaciones otorgadas, así como de sus eventuales revocatorias.

8. BANCOS DE DATOS PERSONALES

Los datos personales recopilados son organizados y almacenados en los bancos de datos personales de titularidad de ECESAM S.A.C.S. vinculados a sus procesos de gestión de:

1. Estudiantes y Alumnos (matrículas, expediente académico y registro de certificados).
2. Usuarios y Prospectos Comerciales (consultas e interesados en programas).
3. Docentes, Colaboradores y Proveedores (gestión contractual y administrativa).
4. Quejas y Reclamos (Libro de Reclamaciones).

ECESAM gestiona y mantiene actualizados sus bancos de datos personales conforme a las disposiciones del Registro Nacional de Protección de Datos Personales de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (MINJUSDH).

9. ACCESO Y COMUNICACIÓN DE DATOS A TERCEROS (ENCARGADOS DE TRATAMIENTO)

El acceso a los datos personales se restringe al personal autorizado de ECESAM que requiere dicha información para el cumplimiento de sus funciones. Asimismo, para la adecuada operación del servicio, intervienen proveedores que actúan como encargados de tratamiento o destinatarios autorizados bajo deberes de confidencialidad y seguridad:

• Proveedores de infraestructura y servicios tecnológicos: Empresas que proveen a ECESAM el servicio de alojamiento web (web hosting), servidores de base de datos, correo electrónico corporativo, copias de seguridad (backups) y soporte de plataforma.
• Plataformas de contenido audiovisual y medios de pago: Servicios de alojamiento y reproducción segura de videoclases (en modalidad privada o incrustada) y pasarelas de pago o entidades financieras del sistema bancario peruano que procesan las transacciones de matrícula.
• Entidades públicas o empresas contratantes: Empleadores u organizaciones que contratan y financian la capacitación de su personal, exclusivamente respecto de los reportes de participación y calificaciones necesarios para acreditar el cumplimiento del servicio contratado.
• Autoridades públicas competentes: SUNAT (por facturación electrónica y obligaciones tributarias), INDECOPI, MINJUSDH, Poder Judicial o Ministerio Público, en cumplimiento de mandatos legales o requerimientos formales.

10. FLUJOS TRANSFRONTERIZOS DE DATOS PERSONALES

La utilización de infraestructura tecnológica para el alojamiento del portal web, la operación del Aula Virtual, el servicio de correo corporativo, las copias de seguridad y la reproducción de videoclases conlleva el almacenamiento y procesamiento técnico de datos en servidores de centros de datos ubicados en el exterior (principalmente en Estados Unidos de América y/o Brasil), operados por los proveedores tecnológicos contratados por ECESAM.

Dicho flujo transfronterizo tiene como única finalidad el soporte informático y la continuidad operativa de la plataforma educativa, realizándose bajo estándares internacionales de seguridad de la información, cifrado de comunicaciones y garantías contractuales conforme al artículo 15° de la Ley N.° 29733 y su Reglamento.

11. CONSERVACIÓN, BLOQUEO Y ELIMINACIÓN DE DATOS

ECESAM conserva los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recopilación, aplicando los siguientes criterios y plazos diferenciados:

• a) Información del expediente académico y evaluaciones: Se conservará durante la vigencia de la relación académica y hasta por un plazo de cinco (5) años posteriores a su culminación para la atención de consultas o revisiones. El registro histórico mínimo de certificados emitidos (código, titular, programa, fecha, horas y estado de aprobación) se conservará durante la vigencia institucional de ECESAM con la finalidad específica de garantizar al estudiante la verificación de autenticidad de su acreditación ante convocatorias laborales o entidades públicas y privadas.
• b) Información contractual, administrativa y tributaria: Se conservará por un plazo de cinco (5) a diez (10) años, en cumplimiento de los plazos legales de conservación y prescripción previstos en el Código Tributario (SUNAT) y el Código Civil peruano.
• c) Registros técnicos de acceso, seguridad y atención de reclamos: Se conservarán por un plazo de dos (2) a cuatro (4) años para fines de auditoría informática, prevención de incidentes y cumplimiento de obligaciones ante INDECOPI y el MINJUSDH.
• d) Datos para fines publicitarios: Se conservarán mientras se mantenga vigente el consentimiento del titular y hasta que este solicite su cancelación, oposición o revocación, resguardando únicamente la constancia mínima de la solicitud de baja para evitar futuros envíos.

Una vez cumplidas las finalidades y vencidos los plazos respectivos, ECESAM procederá a la eliminación, anonimización o bloqueo seguro de los datos personales.

12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE INCIDENTES

ECESAM aplica medidas técnicas, organizativas y legales apropiadas al nivel de riesgo de los datos tratados, conforme al Decreto Supremo N.° 016-2024-JUS, tales como el control de accesos basado en roles y permisos, autenticación con contraseñas protegidas, transmisión cifrada mediante certificados de seguridad SSL/TLS (https://), copias de seguridad periódicas en el servidor y compromisos de confidencialidad con su personal y colaboradores.

Ante la eventual ocurrencia de un incidente de seguridad de datos personales que reúna los supuestos previstos en el artículo 34° del Reglamento de la Ley N.° 29733, ECESAM ejecutará los protocolos de contención y realizará las notificaciones exigibles a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales y a los titulares afectados dentro de los plazos legales.

13. PRIVACIDAD EN EL AULA VIRTUAL

Los datos individuales de matrícula, avance de lecciones, intentos de evaluación y calificaciones de cada estudiante en aula.ecesamperu.com se gestionan mediante accesos restringidos por permisos. Dichos resultados tienen carácter privado y no se exhiben a otros estudiantes ni en listados públicos abiertos, salvo que medie obligación legal o autorización expresa.

14. PRIVACIDAD EN LA VERIFICACIÓN DE CERTIFICADOS

El servicio de verificación digital de certificados de ECESAM opera mediante consulta por código de verificación único o enlace controlado a través de código QR, evitando búsquedas abiertas o masivas de datos personales.

La consulta de validación muestra únicamente los datos imprescindibles para comprobar la autenticidad y vigencia de la acreditación (nombres y apellidos del titular, denominación del curso o programa, entidad emisora, fecha, código de emisión, condición de aprobación y horas académicas), manteniendo en estricta reserva los datos de contacto, teléfono, correo electrónico, domicilio y el detalle de notas parciales del estudiante.

15. COOKIES, SESIONES Y TECNOLOGÍAS DE SEGUIMIENTO

Los portales digitales de ECESAM utilizan cookies técnicas y de sesión estrictamente necesarias para permitir el inicio de sesión del usuario, mantener su autenticación en el Aula Virtual, recordar preferencias básicas de navegación y resguardar la seguridad de los formularios.

En caso de incorporarse cookies analíticas o de publicidad no esenciales, ECESAM informará previamente sus características y recabará el consentimiento correspondiente a través del gestor o aviso de cookies del portal web.

16. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES (DERECHOS ARCO)

Los titulares de los datos personales pueden ejercer de manera gratuita los derechos reconocidos por la Ley N.° 29733 y su Reglamento (D.S. N.° 016-2024-JUS):

• Información y Acceso: Conocer las finalidades del tratamiento, sus condiciones y obtener la información que sobre sí mismo obra en los bancos de datos de ECESAM.
• Rectificación (Actualización e Inclusión): Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación (Supresión) y Oposición: Solicitar la supresión de sus datos o el cese de su tratamiento cuando hayan dejado de ser necesarios o medie motivo legítimo y fundado, siempre que no exista obligación legal o contractual de conservación.
• Revocación del consentimiento: Retirar en cualquier momento la autorización otorgada para fines publicitarios u otros tratamientos sujetos a consentimiento.
• Portabilidad: Solicitar la entrega de sus datos personales estructurados cuando resulte aplicable conforme a los requisitos del Reglamento.

17. PROCEDIMIENTO Y PLAZOS PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS

Las solicitudes para el ejercicio de derechos ARCO o revocatoria de consentimiento se presentan enviando un correo electrónico a consultas@ecesamperu.com o por escrito en nuestro domicilio fiscal (Jr. Alfonso Ugarte N.° 359, Int. 402, San Miguel, Lima).

La solicitud debe indicar los nombres y apellidos del titular, el número de su documento de identidad, la descripción clara y concreta del derecho que desea ejercer y el medio de contacto para recibir la respuesta. ECESAM verificará la identidad del solicitante de manera proporcional, requiriendo copia del documento de identidad o acreditación de representación legal únicamente cuando resulte indispensable para evitar el acceso indebido a datos de terceros.

De conformidad con el artículo 69° del Reglamento de la Ley N.° 29733, los plazos máximos ordinarios de respuesta son:

• Derecho de información: Ocho (8) días hábiles.
• Derecho de acceso: Veinte (20) días hábiles.
• Derechos de rectificación, cancelación y oposición: Diez (10) días hábiles.

Si el titular considera que su solicitud no ha sido atendida dentro del plazo legal o la respuesta resulta insatisfactoria, tiene expedito su derecho de presentar una reclamación ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos (MINJUSDH).

18. DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD

Los programas de capacitación y especialización de ECESAM están dirigidos ordinariamente a personas mayores de dieciocho (18) años. Si de manera excepcional se habilita la inscripción de un adolescente menor de edad, ECESAM verificará previamente dicha condición y aplicará las reglas especiales de información y consentimiento de los padres o representantes legales exigidas por la normativa vigente.

19. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA Y CONTROL DE VERSIONES

ECESAM podrá actualizar la presente Política de Privacidad para reflejar cambios normativos o mejoras en sus procesos de tratamiento. Cada versión indicará su número de identificación y fecha de entrada en vigencia, permaneciendo publicada en https://www.ecesamperu.com y https://aula.ecesamperu.com. Cualquier cambio sustancial en las finalidades que requiera nuevo consentimiento será comunicado previamente al titular.

20. LEGISLACIÓN APLICABLE Y CONTACTO

Esta Política se rige por el ordenamiento jurídico de la República del Perú, especialmente por la Ley N.° 29733 (Ley de Protección de Datos Personales) y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N.° 016-2024-JUS.

ECESAM ESCUELA DE CAPACITACION Y ESPECIALIZACION SAN MIGUEL S.A.C.S.
RUC: 20616725531
Domicilio: Jr. Alfonso Ugarte N.° 359, Int. 402, San Miguel, Lima, Perú
Correo electrónico: consultas@ecesamperu.com
Web: https://www.ecesamperu.com